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防伪开票培训

文章来源:   类型:广州代办税务   日期:2015-01-30  分享:

目前使用开票系统软件的用户,是需经过税务部门的认定,并纳入防伪税控制系统管理的企业。

一:开出一张防伪增值税发票需要的组成:

1、 硬件:通用设备(经过税务机关严格验测对防伪税控系统有非常出色的兼容能力的电脑和针式平推式打印机),专用设备(汇款到粤税购买的金税卡、IC卡、读卡器)。

2、 软件:正版的操作系统(98或XP)和防伪开票子系统。

二:防伪开票子系统的基本操作流程:

1、 注册——登录——初始化起——登记企业税务信息——编码设置——结束初始化——从IC卡读入新购发票——发票填开和作废——抄税报税

2、 其中注册、初始化起、结束初始化、是第一次使用这个系统时要做的,正常使用就不用做的。另外(登记企业税务信息、编码设置、从IC卡读入新购发票)一般在系统设置时已经做好了,如果是有信息需要变更的时候才要做的。

三:防伪开票子系统的组成部分:

1系统设置   2发票管理    3抄税处理    4系统维护

四、具体操作:

1、 系统设置(主要包括初始化起、税务信息、商品编码、客户编码、结束初始化等)

本公司的基本税务信息在增值税发票里面就是销方信息,其中税号、公司名字只能由税局授权后才能修改。其它有需要可以自行修改。银行帐号如果是不止一个的话可以按回车再输入。

编码设置包括商品编码和客户编码,商品编码必须要在开票之前设好,客户信息可以开票时输入。

商品编码:在编辑的状态下,按“+”插入一行,编码是系统出来的,也可以对它进行修改。先增加大类,也就是一级编码,输入名称等内容,其中简码可输可不输,商品税目一定要输入,就是选取对应的同一税率的税目。这个税目是由税务局规定的。另外商品单价可以是含税的(T),也可以是不含税的(F)。

客户编码也是差不多的操作,只是在输入地址电话、银行账号时候要点那三点在编辑器里面编辑。银行账号如果不止一个时候也是按回车键增加就行了。

其它的编码不重要,略。

2、 发票管理(主要包括发票读入、发票填开、发票退回、发票查询、发票作废等)

开票之前必须要持IC卡去税局购买发票,购买的发票包括纸质发票和发票的电子信息,而发票的电子信息写在IC卡上面。

发票读入就是通过IC卡把新购发票信息写入金税卡,系统中才会有新购发票的电子信息。购买了发票也读入系统之后,可以通过发票库存查询来查询当前系统中还有多少发票。以决定什么时候再去购买发票。

发票填开包括以下内容:

(1)                  基本方法:注意的是一张发票只能开同一种税率的商品,第一行商品的税率决定整张发票的税率。一张发票最多只能开8行,发票界面的“打印”是保存的意思,一旦点了就不可以修改,如果的错的话就只能作废。

(2)                  带折扣的发票:注意的是打过折扣的商品行不能再插入其它的商品,要修改的话要先删折扣行再重新打折。

(3)                  带清单的发票:包括普通发票和清单,注意的是当商品行超过8行时商品的信息要在清单上反映,发票上不能有商品信息,只能的详见销货清单,如有折扣就多一个折扣行,发票上都没有规格型号、计量单位、单价;只汇总金额和总税额。清单要在发票查询中打印。

(4)                  负数发票:注意的是报过税的发票,或者是对方要求退货时才能开负数发票:有三种情况,第一种情况:发票库里面有的时候,直接填写对应的正数发票代码、号码两次:第二种情况:发票库里面没有的时候,选取好对应正数发票号码后补充完整,只要把数量、金额改负数就行了。第三种情况:对应的正数发票是一张带清单的发票时,要把商品行里面的详见对应正数发票及清单改为清单中任何一个商品来代表这张清单的商品行,没有规格型号、计量单位、单价;只有总金额和总税额。另外原本是负数发票、空白的作废发票、作废发票不能再开负数发票。负数发票不能有清单和折扣。

(5)                  作废发票:针对当月的发票开错,就用作废来处理。一般来说,发票开错,可以对正数发票作废,也可以对负数发票作废,发票作废包括已开发票作废和末开发票作废,已开发票作废注意的是谁开具谁作废,但管理员可以作废 其他人开的发票。末开发票作废注意的是要作废的发票要成为当前发票号码才能作废这个发票,而且是逐张作废。

3、 抄税处理(主要包括发票资料、状态查询、抄税处理、月度统计、资料传出等)

系统规定每月一号到八号是抄税期,企业在这几天第一次进入系统要先执行抄税处理,否则关于开票的一系列操作都是做不了的。

特殊情况:(1)抄税时IC卡坏了,就用更换后的IC卡再抄一次税。IC卡上只能保留一个月的税务资料,如果IC卡上有税额没报又抄一次税的话,那么就会提示重复抄税。所以一个月只抄一次税就行了。

(2)抄税时金税卡坏了,目前我们的解决方法是从金税公司拿一张证明,拿发票扫描,手工申报。

(3)在每月一号到八号的抄税期内如果有新购发票的信息时候,那么在抄税的时候也同时把新购发票的信息写入系统中,也就是说不用再用“发票读入”这个操作了。

4、 系统维护(主要包括备份目录、数据备份、查询备份、软盘备份、资料传出、操作员、日志查询等)

这里面的主要功能是对防伪开票系统的数据的维护(数据备份和数据恢复)。

(1)                           建立目录,也就是要把数据存放在那,为了避免数据盖的问题,所以建议大家在每年年初把全年十二个月份的目录建立好。

(2)                           数据备份(包括自动备份和手工备份)

        手工备份:数据备份——选择要备份的目录——双击,查询方法:备份查询——选择要备份的目录——双击——发票管理——发票查询——选择月份,备份查询主要是在数据丢失时要恢复时查询以决定恢复那个月的数据。数据恢复时:文件菜单上面的数据恢复——选择要恢复的目录——双击。(每一个月都做一次备份,数据恢复是有需要时才做)

自动备份:文件菜单上面的数据备份——自动备份设置——选择要备份的特定时间——确定。

(3)                 nbsp;          软盘备份:前提是已经做过数据备份,硬盘上面有数据才行。

方法;文件菜单上面的软盘备份——选择存档路径,年份,目录——确定——输入接收口今。

恢复时:文件菜单上面的软盘恢复——选择存档路径,年份,目录——确定——输入接收口今。

(每一个月都做一次备份,数据恢复是有需要时才做)

操作员:

(1)                  结构 :上面是操作员的身份,也就是负责的岗位,第一次用的时候只有管理员和开票员两个操作身份。这两个是必须有的。下面是操作员的名字,也就是负责人的名字,第一次用的时候是管理员三个字,开票员三个字。

(2)                  操作:在编辑状态下点击操作员身份的管理员,再点下面操作员名字,使光标在闪烁,把管理员三个字改为你们公司的管理员名字,点击操作员身份的开票员,再点下面操作员名字,使光标在闪烁,把开票员三个字改为你们公司的开票员名字 。

(3)                  增加其他操作员:在编辑状态下点击操作员身份的开票员那行,按“+”插入一行,输入操作身份(如:收款员),在下面输入对应负责人名字。再按修改生效按纽——“退出”保存。

(4)                  设权限:以管理员进入操作员窗口,在编辑状态下点击操作员身份里面的要设权限的操作员的菜单权限,按“。。。”进入权限设置状态, 对要取消的功能点击一下,再点击取消权限,选择完之后退出,回到操作员窗口,再按退出。

(5)                  检验:重新登陆,以对方身份进入验证就行了。